外贸单证模板

📋 外贸产品报价单 (Quotation)

官方定义：卖方根据买方询盘，提供的包含货物价格、规格、交货期及付款方式等交易条件的文件。

核心作用：作为贸易磋商的起点，向潜在客户传递初步交易意向。 它不具备法律约束力，其内容在双方确认后可成为后续合同的基础。

通俗理解：名如其意，在B2B的商业模式中，有的采购专员和买家需要拿着不同供应商的报价单去上级汇报和对比不同供应商的价格,产品交期等因素，属于一份比较正式的商业文件。

🧾 外贸形式发票 (Proforma Invoice)

官方定义：在货物实际发运前，由卖方开具的、用于预估货款的一种非正式参考性发票。

核心作用：其核心价值在于功能性。 买方通常需要凭此文件向其本国外汇管理部门申请外汇额度、获取进口许可证或向银行申请开立信用证。 它虽名为“发票”，但实质是一种预先的买卖约定。

通俗理解：可以看作是一份“预订单”或“承诺函”。 到了这一个步骤客户购买意向很大，如果不出意外客户会购买，可以看作购买前的一次统筹安排和再次确认，客户可以拿着此文件去银行进行外汇付款。

📝 外贸产品销售合同 (Sales Contract)

官方定义：买卖双方为确定货物买卖权利和义务而共同签署的、具有法律约束力的正式协议。

核心作用：作为确定买卖双方权利、责任和义务的最终法律依据。 合同中会详尽规定产品描述、价格、付款方式、交货条款、质量异议、不可抗力及仲裁等条款，是解决贸易纠纷的根本文件。

通俗理解：一份明确双方责任和义务的合同，它将所有口头商定的内容以具有法律效力的文字形式固定下来，保障交易安全，用于一些贸易条款约束不到的层面的补充说明，且作为法律依据。

🧾 外贸商业发票 (Commercial Invoice)

官方定义：由卖方开立的、凭以向买方收款的发货价目清单，是进出口报关完税的核心凭证。

核心作用：它是国际结算中最关键的单据，是买卖双方记账、收付款的直接依据。 同时也是海关审价、计征关税的主要凭证。 其记载的货物价值直接关系到应纳税款的多少。

通俗理解：这是整个交易结束后，卖方给买方开的“报销凭证”，有的国家需要用商业发票去港口进行清关缴纳税款。

📦 外贸装箱单 (Packing List)

官方定义：详细记载货物包装情况、数量、毛重、净重、体积等信息的文件。

核心作用：作为商业发票的补充和配套文件，详细说明货物的包装细节。它是承运人配载船舶、计算运费的基础，也是收货人清点货物、海关实施查验的重要依据。

通俗理解：商业发票回答了“卖了什么”，而装箱单则回答了“货物是怎么包装的”。它就像一份“装箱说明书”，写明了“1000件货分5箱装，每箱尺寸和重量是多少”，让装卸、清点工作一目了然。

🛃 报关单与申报要素 (Customs Declaration)

官方定义：

报关单：进出口货物收发货人或其代理人，按照海关规定的格式对进出口货物的实际情况做出书面申明，以此要求海关对其货物按适用的海关制度办理通关手续的法律文书。

申报要素：根据海关归类、审价等监管要求，在申报时必须提交的关于商品属性、成分、功能、用途等详细信息的说明。

核心作用：向海关申报货物信息，申请对其货物予以放行。 申报要素是准确填写报关单、进行商品归类的基石，直接关系到适用的税率和监管条件。

通俗理解：

报关单：是货物出入国境时，必须向海关提交的“出入境申请表”。

申报要素：是填写这张申请表时，必须提供的关于商品的“详细填空题答案”（例如：品牌、型号、成分含量、工作原理等）。